Mettre en place un système d'information
Les systèmes d’information experts, et interfacés permettent d’optimiser le fonctionnement de l’entreprise. Ils apportent une efficience opérationnelle à tous les niveaux.
Les organisations sont confrontées à des problématiques opérationnelles :
- Absence de suivi de la prospection, perte d’efficacité entre les services Commercial, Administration des ventes, Achats.
- Perte de temps dans l’échange des informations entre le Commercial et la Production.
- Risque de perte clients lié au défaut de traitement, suivi des missions, prestations.
Mais également financières :
- Limitation de la visibilité de l’activité.
- Absence d’outils de pilotage permettant d’anticiper les évolutions du marché, de suivre les projets, investissements.
- Perte de temps liée à la production d’indicateurs.
- Pertes financières liées à des processus non maîtrisés.
Quelles questions se poser ?
- À quoi sert ce système, qu’apporte la digitalisation dans l’organisation ?
- Quels sont les gains attendus (productivité, performance commerciale, fiabilité) ?
- Quelles sont les modifications à apporter à l’organisation suite à la mise en place de ce SI ?
- Quelles sont les conséquences en termes de procédures internes et vis-à-vis de l’externe ?
Les projets de mise en place de systèmes d’information répondent aux besoins d’efficacité et visibilité. Il peut s’agir de mettre en place :
- La dématérialisation du processus achat / comptabilité fournisseurs.
- Un progiciel dédié à la gestion commerciale.
- Un ERP prenant en charge l’ensemble des fonctions opérationnelles et support de l’entreprise.
- Un outil de BI (Business Intelligence) / reporting qui améliorera la production d’indicateurs de pilotage, et favorisera une véritable analyse.
Quel que soit le SI envisagé, le projet implique les opérationnels (Commercial, Achats, Administration des ventes) mais également la comptabilité, le contrôle de gestion. Leur connaissance des processus métier, et leurs attentes doivent être prises en compte afin :
- Déterminer un cahier des charges fonctionnel.
- D’identifier les solutions techniques (progiciels, ERP, solution SAAS) adaptées.
- Mettre en œuvre l’outil, en apportant les développements, paramétrages requis.
- De formaliser les procédures et modes opératoires tenant compte d’un éventuel changement d’organisation induit.
Le consultant, gère le projet : constitution de l’équipe projet (compétences), gestion du planning et du budget, réaction aux aléas du projet, reporting au sponsor (comité de pilotage). Il a la faculté de suivre les actions.
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