AMOA Business Intelligence (BI) – Faire appel à une Assistance à la Maîtrise d’Ouvrage

Le projet AMOA pour la Business Intelligence est né à la suite de plusieurs acquisitions, un groupe souhaite développer le pilotage de la performance. Dans ce cadre, le groupe fait appel à EPO Conseil. Notre mission d’organisation nous amène à proposer la mise en place d’un outil de Business Intelligence (BI) . Nous réalisons son Assistance à la Maîtrise d’Ouvrage (AMOA). Retour sur les différentes étapes de ce que l’on appelle l’Enterprise Performance Management (EPM).

Pourquoi faire appel à une Assistance à Maitrise d’Ouvrage (AMOA) pour un projet BI ?

Avec 40 filiales dont 35 opérationnelles, le groupe se construit par le rachat successif de différentes sociétés. Sa croissance rapide, l’absence de structure centrale et la volonté de conserver une forte autonomie aux structures opérationnelles induit une organisation non harmonisée. Celui-ci-ci souhaite également mettre en place de la Business Intelligence. EPO Conseil va donc entamer des process d’Enterprise Performance Management.

Nous diagnostiquons :

• 8 systèmes informatiques de comptabilité coexistant dans le groupe
• 5 systèmes métiers, permettant de gérer l’activité, la facturation et les stocks
• La clôture des comptes s’effectuant à J+30
• La construction du Budget réalisée centralement, du fait de l’absence d’outils. La mensualisation y est très limitée.
• Équipe IT inexistante pour gérer ce projet. L’équipe finance y est très indépendante.
• Le processus de changement doit être managé

Sans avoir à migrer l’ensemble des systèmes et afin d’assurer la continuité de l’activité, les objectifs sont de :

• Produire une information financière homogène et fiable
• Optimiser la réconciliation des données financières et opérationnelles
• Réduire les délais de clôture
• Permettre de comparer, suivre et d’ajuster les informations des différents centres de profit
• Faciliter la construction d’un budget à partir des hypothèses retenues puis permettre les échanges des informations.
• Fédérer les équipes
• Faire monter en compétences et développer la capacité d’analyse.
• Mener à bien le projet dans le respect du planning ambitieux qui nous est imposé.

L’AMOA est tourné vers les besoins du client et l’utilisateur final. EPO Conseil s’assure que les besoins sont couverts par l’outil et que l’ensemble des développements répondront au besoin d’harmonisation de données hétérogènes et au processus d’élaboration budgétaire.

Les missions d’Assistance à la Maîtrise d’Ouvrage réalisées par EPO Conseil

Pour mener à bien sa mission, EPO Conseil est intervenu en plusieurs phases :

• Définir clairement les besoins du groupe
• Sélectionner les meilleurs outils BI et des intégrateurs susceptibles de répondre à ces attentes.
• Faire passer aux finalistes un Proof Of Concept. Ceci afin de valider le rendu et les fonctions de l’outil avec un échantillon de données métier.
• Négocier pour notre client les meilleures conditions d’achat et sélectionner l’intégrateur avec lequel nous sommes en confiance

Lors de cette mission d’AMOA, EPO Conseil fédère l’avancée du projet autour d’une équipe projet. Notre équipe est en relation au quotidien avec l’intégrateur et les acteurs clefs du groupe projet. Chaque jour, notre processus itératif d’échange et d’intégration de la donnée permet d’avancer même en cas d’informations incomplète. Nous mesurons avec eux l’avancée du projet et les zones de risques. Enfin, nous animons hebdomadairement l’équipe projet afin de s’assurer de la bonne réception des données selon le planning fixé.

Tous les 15 jours, une réunion de 2 jours permet à l’équipe projet de :

• Poursuivre la modélisation : système de reporting, harmonisation des données opérationnelles
• Constater l’avancée du projet et s’assurer de l’effet d’adhésion du groupe.
• Suivre la gestion des temps de l’intégrateur.
• Développer une relation de confiance avec les interlocuteurs en respectant leurs attentes métiers (Finance ou Management)

Comment l’AMOA d’EPO CONSEIL a soutenu la mise en place du projet de business intelligence ?

Lors de ce projet, EPO Conseil a mis en place une gestion de projet adaptée à la structure légère de l’équipe finance du client et à son organisation extrêmement délocalisée. Cette approche AMOA lui permet de faire avancer le projet en maintenant un rythme très élevé de business au quotidien.

Grace à la diversité de nos profils et de nos personnalités, EPO Conseil, a toujours été en mesure de d’adapter aux interlocuteurs et aux sujets de discussion.

En fonction des besoins, que ce soit en termes de compétences, ou dans la relation avec les interlocuteurs, le meilleur d’entre nous est en première ligne pour la réussite de la conduite du changement.