Business Performance – Faire de la Finance un véritable Business Partner
Du rôle de scribe, le département Finance doit se transformer en véritable business partner. Il ne s’agit plus de produire un reporting tourné vers le passé, mais bien de fournir les clefs d’analyse pour anticiper le futur et contribuer à la Business Performance.
La digitalisation des processus financiers permet de répondre pour partie à cet enjeu mais cela ne peut être une fin en soi. Il s’agit bien ici de s’appuyer sur des outils performants et de capitaliser sur leur mise en place pour optimiser son organisation. A la fois au sein même de la Finance mais également dans ses interactions avec les Business Units de l’entreprise.
Quels sont les outils qui permettent à la Finance de contribuer à la Business Performance de l’entreprise ?
Des outils spécifiques existent en vue d’automatiser les processus et de renforcer le contrôle interne : Order to Cash (O2C), Procure to Pay (P2P), note de frais, trésorerie, consolidation.
Il s’agit également des outils liés aux Ressources Humaines. Notamment ceux de gestion de la paie et de gestion des temps.
Enfin, les EPM (Enterprise Performance Management) tiennent une place prépondérante. Ils permettent la réalisation du reporting (opérationnel et financier) et l’élaboration budgétaire.
Le baromètre DAF 2020 réalisé par Wavestone souligne que 70% des DAF identifient l’importance de cette digitalisation pour leur fonction.
Quels sont les bénéfices attendus de la digitalisation ?
L’automatisation des processus procure deux avantages :
- La fiabilité, des processus et des données. Ce qui permet d’impacter très positivement le contrôle interne.
- Libérer du temps, à la fois aux opérationnels, mais également aux fonctions supports (Finance, RH). Ainsi, l’entreprise peut positionner ces ressources sur des fonctions à forte valeur ajoutée.
Ces outils digitaux, en intégrant des workflows notamment, permettent une meilleure collaboration et placent la Finance comme véritable Business Partner dans l’entreprise.
L’exemple de l’élaboration budgétaire est significatif. Grâce aux systèmes d’élaboration budgétaire, le Business construit son budget selon les drivers de l’activité (en volume, prix, par réseaux, produits, catégories, etc.). La Finance dispose de l’ensemble des informations et hypothèses de construction. Les acteurs FP&A (Financial Planning & Analysis) se retrouvent libérés du temps consacré à la construction de fichiers excels, à l’agrégation de données. Ils peuvent jouer pleinement leur rôle pour analyser, challenger les résultats.
Près d’un DAF sur deux considère que des gains de productivité entre 20% et 60% peuvent être réalisés.
On parle ici véritablement de Business Performance, de projets d’envergure qui peuvent être longs à déployer. Comment les mener à bien ?
En effet, ces projets ne sont pas anodins et ils ne peuvent être conduits sans l’implication d’une équipe projet en interne.
Pour ce faire, ils doivent s’intégrer dans la road map de l’entreprise. Quels sont les projets de l’entreprise ? Comment sont-ils hiérarchisés ? Tous les chantiers ne peuvent être menés en même temps.
Par conséquent, il apparait primordial pour les directions générales, les directions des systèmes d’information et les directions financières d’être accompagnées dans la planification de ces projets de Business Performance.
Exemple d’une approche développée par EPO Conseil pour accompagner l’entreprise vers un positionnement de Business Partner de son département Finance.
- Les processus dont nous avons parlé plus haut, doivent être appréhendés par phases. Par exemple sur le P2P :
- il est possible de commencer par l’OCR (reconnaissance de caractères) pour scanner les factures fournisseurs et le workflow d’approbation
- Dans une seconde phase, on travaille sur la comptabilisation automatique des factures (multi-sociétés, comptabilité analytique, etc.)
- Enfin on aborde la partie amont : commandes, réception et complètement avale, le rapprochement automatique
Cette approche permet de mettre en œuvre des projets d’envergure tout en accroissant, phase après phase, la valeur ajoutée pour l’entreprise.
De plus, cela favorise l’acceptation et l’appropriation du système par l’ensemble des collaborateurs. Cet aspect est fondamental pour optimiser l’automatisation des processus.
Comment EPO Conseil permet de positionner la Finance comme partenaire au service de la Business Performance ?
72% des CFO souhaitent intégrer une gestion de projet fonctionnelle (comptabilité / finance).
Tous les consultants d’EPO Conseil sont des fonctionnels : directeur de contrôle de gestion, manager d’activités, de BU. Nos consultants ont l’expérience qui leur permet de s’adapter très rapidement au contexte spécifique de l’entreprise que nous accompagnons.
Par ailleurs, au-delà de la gestion de projet, nous avons la capacité à accompagner concrètement l’équipe projet interne en se substituant à eux sur certaines tâches préparatoires :
- mappings de référentiels
- validation de données
- constitution de matrice d’approbations.
Enfin notre expertise dans la conduite de ce type de projets nous permet d’en fluidifier le déroulement. Notre approche par phases (Test&Run) et notre rôle de catalyseur entre intégrateur et équipe projet nous permettent de rapidement apporter de la valeur et de garantir la réussite des projets de nos clients.
Ces projets ne sont pas réservés aux grands groupes. Nous travaillons aujourd’hui pour des ETI, entre 50M€ et 500 M€ qui digitalisent leurs processus afin d’accompagner leur croissance et booster leur Business Performance.