Business Performance – L’importance du diagnostic pour optimiser l’organisation financière lors de l’entrée d’un fond d’investissement
Dans quelle mesure l’organisation financière peut répondre aux besoins du management et aux attentes des actionnaires en termes d’information financière et d’analyse ? Un diagnostic rapide de l’organisation permet de déterminer de manière anticipée les actions à mettre en œuvre pour aboutir à une structure efficiente.
Optimisation de l’organisation financière, en quoi consiste le diagnostic ?
Réaliser très tôt une revue des process et un gap analysis permet de déterminer les points d’amélioration et projets qui devront être mis en œuvre pour aboutir à une structure efficiente en matière de reporting, de pilotage de la performance et d’élaboration budgétaire.
Il s’agit d’analyser le fonctionnement et l’organisation de l’entreprise sur les aspects suivants :
- Pilotage de la performance : capacité du management
- Processus de situation / clôture mensuelle (comptabilité)
- Reporting mensuel / trimestriel
- Elaboration budgétaire
- Forecast (trimestriel / semestriel)
- Process d’intégration des acquisitions
Déroulement de l’accompagnement avec EPO Conseil
Nous distinguons 3 phases : identifier les besoins et les attendus, faire la revue de l’existant, élaborer une road map.
La première étape se focalise sur les aspects reporting financier, pilotage de la performance (activité / RH) et élaboration budgétaire. Il convient d’identifier les besoins et les attentes, à la fois du directeur de participation, des actionnaires, du Conseil d’administration mais aussi du Top management et du management local.
Puis, la revue détaillée se concentre sur :
- les processus actuels : comptabilité, reporting de gestion, processus d’approbation des engagements, processus d’approbation des paiements
- le niveau d’analyse opérationnelle : fiabilité de l’information fournie aux opérationnels, justesse des indicateurs suivis et leur capacité à élaborer des plans d’actions pertinents
- le process d’intégration des acquisitions le cas échéant
- le process de forecasting et d’élaboration budgétaire
Celle-ci est réalisée par entretien avec les contributeurs clefs, représentatifs de l’organisation à tous les niveaux, par l’analyse des procédures formelles et par l’étude des restitutions produites. Elle est idéalement renforcée par la participation active lors d’une phase de reporting, ce qui permet d’avoir une vision au plus juste des modes opératoires et problématiques rencontrées.
Enfin, cette revue s’accompagne d’une cartographie de l’organisation : niveau de centralisation, fonctions externalisées, cohérence entre l’organisation Finance, RH et les fonctions business.
Optimisation de l’organisation financière : à quoi aboutit-on ? Quels sont les livrables ?
D’abord, pour optimiser l’organisation de la fonction finance, notre rapport d’étonnement permet au Top management de l’entreprise d’avoir une appréciation externe et d’identifier rapidement les sujets d’achoppement.
Ensuite une proposition de Road map détaillée. Celle-ci comprend les objectifs à atteindre et un plan d’actions, distinguant les quick wins des projets plus engageants (par exemple le budget et l’implication des collaborateurs en interne).
Il s’agit de fournir un document « clef en main » au DG et au DAF de l’entreprise pour qu’ils puissent activer les leviers internes d’une part et fournir d’autre part une vision claire au Board, notamment en termes de planification.