Business Performance – Quels risques pour vos projets et comment y répondre ?
Dans notre dernier article nous vous présentions les thématiques projet propres à la Finance, et l’approche développée par EPO Conseil. Aujourd’hui, tour d’horizon des risques à prendre en compte, des écueils à éviter et comment y répondre.
Quelles sont les principales phases à risque dans des projets de ce type ?
La première étape, l’expression des besoins, si elle n’est pas suffisamment explorée présente un risque d’allongement de la durée du projet, entrainant des surcoûts. En effet, nous constatons régulièrement qu’au bout de 5 ou 6 mois de développement, l’équipe projet s’est familiarisée avec l’outil et se rend compte que de nombreuses fonctionnalités peuvent être développées. Celles-ci n’avaient pas été imaginées auparavant et l’entreprise se retrouve donc :
- Soit à revoir l’outil de manière très importante et donc à décaler significativement le planning du projet, impactant son coût.
- Soit à voir l’intégrateur refuser de mettre en œuvre ces changements, pour ne pas décaler le planning et accroître les coûts, ce qui crée une véritable frustration.
De même pour une phase beaucoup moins reluisante du projet : les tests et recette. Il s’agit d’une étape fondamentale, puisqu’elle permet de s’assurer que les fonctionnalités attendues ont été développées selon ce qui étaient demandées par les utilisateurs, mais également de s’assurer que les résultats (calculs d’indicateurs, d’agrégats, remontée de données) sont justes. C’est une partie fastidieuse, chronophage. Souvent l’équipe projet en interne est assez démunie sur cet aspect.
Nous apportons la méthodologie et profitons de notre approche en Test&run pour avoir un scope de validation limité. Nous sommes aussi capables d’effectuer une partie de ces tests nous même, pour décharger l’équipe projet.
Une autre étape fondamentale dans le fonctionnement de l’outil concerne son administration fonctionnelle : la maintenance des référentiels, la mise à jour des indicateurs, le processus d’intégration des données, la correction des erreurs, la création de nouveaux profils, etc. C’est une phase très importante du projet puisqu’il s’agit de s’assurer de la fiabilité des données, et de l’accès à celles-ci par les différents interlocuteurs dans l’entreprise. Cela sera d’ailleurs l’objet d’une prochaine publication.
En qualité d’AMOA, à quel moment du projet la valeur ajoutée d’EPO Conseil est-elle la plus prononcée ?
La valeur ajoutée d’EPO Conseil se manifeste clairement dès la phase d’expression des besoins. Lors d’un projet BI/EPM, on part d’une feuille blanche. Il convient donc tout d’abord de modéliser l’outil final.
Nous constatons deux écueils sur cette phase :
- Soit les opérationnels et fonctionnels, ont une expression des besoins très limitée, voire pauvre. Ils vont modéliser l’outil pour qu’il corresponde exactement à ce qu’ils connaissent, c’est-à-dire leurs reportings réalisés sous Excel.
- On aboutit donc à un modèle qui est très limité et l’outil ne va pas utiliser le potentiel des BI/EPM du marché.
- Soit on se noie dans une liste de fonctionnalités extrêmement vaste, tel un inventaire à la Prévert, et dans ce cadre il est très compliqué de construire un modèle cohérent.
- Le planning du projet est extrêmement rallongé et le projet court le risque de ne pas aboutir.
Par conséquent, afin de déployer une approche « Test&Run » efficace, nous intervenons dès la première phase pour guider l’expression des besoins.
EPO Conseil a l’habitude de travailler sur ces projets. Préalablement nous avons défriché le projet pour partir des éléments de restitutions et, en remontant sur les aspects de production, faire des propositions qui vont permettre à la fois de faire évoluer les pratiques et de profiter des meilleures fonctionnalités des outils dans l’aide à la production et à l’analyse.
A partir de l’existant dans l’entreprise d’une part et des fonctionnalités que nous maîtrisons sur les outils d’autre part, nous sommes force de propositions pendant les workshops préparatoires. Ainsi les utilisateurs, l’équipe projet interne de nos clients, ne partent pas d’une feuille blanche et peuvent se positionner sur des propositions concrètes.
Selon vous, qu’est-ce qui fait la singularité d’EPO Conseil pour vos clients ?
Notre approche fonctionnelle, concrète et opérationnelle est très appréciée des équipes projets de nos clients puisque nous leur permettons d’optimiser leur temps. Ils voient leurs projets aboutir et disposent d’un outil qui apporte une réelle valeur ajoutée. D’autant plus que nous avons travaillé l’organisation et l’évolution des process liés à ce nouvel outil.
Nous avons également des retours très positifs des intégrateurs. En effet, notre rôle de catalyseur leur permet de gagner du temps dans le déroulement du projet et de délivrer un outil qui apporte un bénéfice client plus important. Nous continuons d’ailleurs à collaborer avec eux sur de nouvelles missions.