Exemple de mise en place du contrôle de gestion dans une PME de 3 M€ de CA

Le contexte : société de création de sites web d’une vingtaine de collaborateurs.

La problématique exprimée par le dirigeant : malgré un CA significatif et une croissance attendue, il considère que la rentabilité est trop faible, et qu’il manque de visibilité pour développer son activité.

Le diagnostic réalisé par EPO Conseil : en analysant l’activité de l’année précédente, on détermine la rentabilité par projet, en fonction des ressources (temps collaborateur/sous-traitance) déployées sur chaque client. Le consultant détermine que plus de 40% des projets dégagent une marge très inférieure à la marge admise.

Solution proposée : mise en place du suivi des temps par projet/client, déploiement d’un reporting mensuel et de tableaux de bord.

Un fichier de suivi de la marge commerciale (comparaison entre les coûts engagés / temps passés valorisés et les prix négociés) est mis en place pour permettre d’identifier mensuellement le coût engagé sur chaque projet / client, et le rapprocher du montant du bon de commande. Ainsi, de manière hebdomadaire, les chefs de projets identifient les projets qui dérapent :

• Problème de sous-productivité en interne, il peut le gérer rapidement,
• Demandes complémentaires du client. Il est possible d’aller voir le client afin de négocier un avenant pour répondre à ses nouveaux besoins.

Avant de choisir une solution du marché

EPO Conseil crée un tableau excel qui va servir immédiatement (1 semaine pour le mettre en place). En effet celui ci va permettre d’identifier les problèmes immédiatement. Ensuite ce fichier excel servira de cahier des charges fonctionnel, pour déployer, dans le futur, un outil de gestion de la marge commerciale du marché plus ergonomique.

Dans le même temps, un reporting de gestion est crée : à partir des éléments comptable. EPO détermine une présentation du compte de résultat (jusqu’au résultat d’exploitation) qui permette d’analyser rapidement les performances de l’entreprise.

La mise en place de ces deux outils. Leur suivi récurrent (toutes les semaines / tous les mois). La présentation en comité de direction, permet de mettre en place des actions correctrices rapidement.

Ainsi, on observe dans les 3 mois suivant cette mise en œuvre, une augmentation de la marge de l’ordre de 30%.

En fin de compte le suivi de la marge par client permet au dirigeant de déterminer les axes de prospection déterminants pour la croissance de la société.