Processus budgétaire – Comment impliquer les opérationnels pour favoriser l’adhésion ?
Dernièrement, nous abordions la question des outils relatifs à l’élaboration budgétaire. Aujourd’hui, retrouvez une interview de Gaëlle Derail qui nous parle de l’importance de l’engagement des opérationnels dans le processus budgétaire et vous livre quelques solutions développées par EPO Conseil pour favoriser l’adhésion.
Quelle serait votre définition du processus budgétaire ?
GD : Le processus budgétaire répond à un objectif stratégique. C’est un exercice annuel qui vise à traduire dans les résultats les plans d’actions des responsables opérationnels.
La situation actuelle montre que la Direction financière doit aussi avoir la capacité d’élaborer des scénarii budgétaires. Il ne s’agit plus simplement d’avoir une vision unique du futur mais bien d’élaborer différents plans, afin d’anticiper plusieurs actions et ainsi gagner en agilité.
En quoi l’adhésion des acteurs opérationnels est devenue un enjeu majeur du processus budgétaire ?
GD : Une étude publiée par PWC en 2019 estime que 61% des Directeurs administratif et financier souhaitent renforcer la proximité et décloisonner les relations avec les opérations. J’ai pu expérimenter cette dynamique en qualité de responsable du contrôle de gestion et c’est un désir que nous constatons chaque jour chez nos clients.
Quels griefs constatez-vous lors de l’élaboration d’un budget ?
GD : Les Directions financières passent beaucoup de temps à manipuler des fichiers et s’assurer de la cohérence de leurs formules. Quant aux contrôleurs de gestion, ils manquent de temps à la fois pour challenger les chiffres mais surtout pour développer de réelles interactions avec les acteurs opérationnels. Ce qui ne leur permet pas de saisir entièrement leurs projections : quels sont les drivers d’activité, les inducteurs de coûts et les éléments exogènes qui impactent la performance de l’entreprise ?
Quels interlocuteurs tirent la sonnette d’alarme dans l’entreprise ?
GD : Tout d’abord, les directeurs financiers sont les premiers conscients de la problématique. Ils constatent les difficultés de leurs équipes pour délivrer un budget et réaliser ensuite le suivi budgétaire mensuel. Ils sont en prise directe avec les responsables opérationnels qui ne s’approprient pas celui-ci.
Ensuite, les directeurs généraux, les membres du Conseil d’administration, les actionnaires sont également régulièrement demandeurs de solutions afin de dépasser ces freins au pilotage et à la performance de l’entreprise. Aujourd’hui, ils ont tout à fait intégré le facteur clef du succès : le buy-in par les opérationnel. Si ces derniers sont pleinement intégrés au processus budgétaire, adhèrent au budget, alors ils mettent en œuvre les plans d’action nécessaires à la performance.
En résumé, ils veulent s’assurer que le budget n’est pas un pur exercice formel, mais bien le fil conducteur de la performance.
Quelles solutions mettre en œuvre pour s’assurer de l’adhésion des acteurs opérationnels ?
GD : En amont du processus budgétaire, il est nécessaire de mettre en place et communiquer un process clair à l’ensemble des parties prenantes. L’élaboration du budget doit être appréhendée comme un projet :
- Quels sont les objectifs à atteindre ?
- Quelles sont les hypothèses budgétaires qui émanent du groupe et le niveau de latitude des responsables opérationnels ?
- De quelle manière va-t-il être élaboré ?
- Quel est le planning, les jalons ?
- Quel est le niveau attendu de chaque interlocuteur ?
Ainsi, la vision est partagée et permet d’anticiper la planification des différentes tâches.
Nul doute que le partage des outils, comme les matrices Excel ou encore les modes opératoires, en amont, favorise la bonne préparation des responsables opérationnels aux réunions budgétaires, elles aussi essentielles.
Comment EPO Conseil permet d’assurer l’adhésion des opérationnels au processus budgétaire ?
GD : Comme responsable du contrôle de gestion, ce sont des principes que nous avons appliqués avec succès. Ce processus mis en place par EPO Conseil vise à favoriser l’implication des directeurs opérationnels et à rassurer le top management sur la capacité de la Direction financière à mettre l’ensemble de l’entreprise en mouvement. Cela se traduit par la mise en place d’un processus connu de tous, l’optimisation des matrices d’élaboration du budget, l’organisation du planning incluant des revues budgétaires avec les business units. Ces dernières sont également impliquées dans la mensualisation du budget !
Toutefois, les missions menées par EPO Conseil nous permettent de déterminer qu’à partir d’une certaine taille ou d’un certain niveau de complexité de l’entreprise, la mise en place d’un outil performant d’élaboration budgétaire est nécessaire. Ceci dans le but de fournir aux opérationnels et à la Finance un outil d’analyse des leviers de performance et de planification par driver d’activité.
In fine, si la Finance parvient à optimiser le processus d’élaboration budgétaire, elle apporte à l’entreprise une véritable valeur ajoutée et se positionne ainsi en véritable business partner.
Exemple d’une approche développée par EPO Conseil pour favoriser l’implication et l’adhésion des acteurs opérationnels au processus budgétaire
- Une première phase bottom-up
- Initialisation du budget en s’appuyant sur des données de référence (réel N-1, atterrissage N…)
- Partage des hypothèses de départ (drivers, pourcentage divers…) et calcul de leur impact sur les différents départements
- Intégration de nouveaux éléments (produits, départements, clients…)
- Gestion des versions de scenarii des départements et intégrités des données
- Consolidation des différents budgets, qui peuvent potentiellement se trouver sous différents formats.
- Puis une approche top – down
- Retour vers les départements avec de nouveaux objectifs ou hypothèses
- Incorporation des nouvelles hypothèses et calculs des impacts des modifications attendues
- Traçabilité des changements et comparaison des différents scénarii
- Remontée des nouvelles données et consolidation.
- Enfin mensualisation du budget avec là encore la connaissance des opérationnels, voire l’utilisation d’outils spécifiques, notamment prédictifs.